近期，单位经营业务不断拓展，涉密人员、载体和设备激增，严小保每天忙得不可开交，一个人顶仨用。
（本文引自《涉密文件的丢失》）
“铃铃铃，铃铃铃……”一大早，严小保桌上的电话就响了起来，听起来格外紧急。他马上接起来，果然，电话那头是单位的载体管理员小文，她焦急地说：“刚才我清点文件时发现少了两份涉密文件，还是上级单位下发的文件，而且明天就要回收，这可怎么办啊！”
严小保心中也是一惊，他定了定神，问小文：“你查了借阅记录了吗？”小文回答道：“啊呀，我真是太着急了，忘了还有文件借阅登记本了，你别挂电话，我现在就查。”
电话那头响起哗啦哗啦的翻阅声，“找到了！”小文激动地说，“是谢小米5个月前借走的！”严小保说：“那你直接去找谢小米，我马上过去和你会合。”
严小保和小文前后脚赶到了谢小米的办公室，小文一进门就拿着文件借阅登记本直奔谢小米：“你借的那两份密件呢？”谢小米看了看登记本上自己的大名，摸摸后脑勺，一脸茫然。
严小保眉头紧蹙地对谢小米说：“你仔细想想文件放哪啦，别着急！”谢小米一下子紧张起来，开始翻箱倒柜地寻找，但是一无所获。这时，严小保向单位领导报告了有关情况，并立即组织全单位查找文件。
最终，两份文件在谢小米的同事小美的保密柜中找到了。谢小米长舒一口气，一拍脑袋说：“对啊，是小美找我借的文件，我怎么没想起来！”严小保生气地说：“涉密文件怎么能够私自借给他人？这属于密件横传啊！”
谢小米辩解道：“时间久了就忘了，小文也没催我要，我根本记不住还有这么档子事……”
严小保又转而问小文：“为什么不及时清点涉密文件，催促借出文件及时归还？”
小文有些委屈地说：“我每天负责那么多事，这个登记本有几百页厚，我要是每天都干这个，别的啥也不用干了……”
“保密观”有话说
海恩法则指出：每一起严重事故的背后，必然有29起轻微事故和300起未遂先兆以及1000起事故隐患。严小保碰上的这次涉密文件丢失风波，虽然没有造成泄密，但却暴露出了单位在涉密载体管理特别是使用方面存在的漏洞。
一是文件借阅者未按规定妥善保管个人手头暂存的涉密文件。（点此复习《保密云课堂|第1课 烫手的山芋：手头暂存的涉密文件应该这样管》）谢小米借来文件后，并未建立个人涉密载体使用管理台账并定期检查，致使文件在手头滞留长达近半年；此外，他还私自将文件借给同事，造成密件横传。
二是载体管理人员未履行好保密管理职责。小文未能做到定期清点涉密载体，不掌握涉密载体去向，对于借出的涉密文件没能做到及时催还。
针对以上问题，可以从宣传教育和科技手段两方面堵住涉密载体管理的漏洞。
一方面，通过保密宣传教育，提升干部职工的保密意识和保密常识。
要强化干部职工遵章守纪的自觉性，意识到遵守保密规章制度对于自身来说，是最可靠的安全保护措施，要让保密成为一种内心自觉，使人人树立正确的保密观，从而扭转松懈的保密管理氛围。要让干部职工熟练掌握国家秘密载体保密管理要求。比如阅读和使用秘密载体，应当办理登记、签收手续；借用的涉密载体应按规定妥善保管；管理人员应定期清点核对涉密载体保存情况，随时掌握涉密载体去向等等。
另一方面，有条件的单位可以依靠保密科技手段，实现涉密载体电子化全生命周期管理，降低涉密载体管理的保密风险隐患，使得保密管理达到事半功倍的效果。
一是建设保密管理系统。结合机关、单位自身保密管理和业务管理的实际需求，抓住保密工作“痛点”进行系统建设。实现软件统一选型，确保全单位数据动态统一，管理制度、流程一致；系统的用户、组织机构、权限、台帐等数据梳理要准确，确保业务流程可行。要根据管理要求适时对系统进行完善和改进，确保系统的有效性、可用性。
二是确保干部职工熟练使用。可采取集中培训、视频讲解、使用手册等多种形式，让用户接受、使用系统；培训过程选好切入点，分模块逐步推进，给用户以适应期，最终达到单位上下熟练使用管理系统开展工作的目标。比如案例中系统可以提示谢小米借阅的密件快到归还时间了；小文通过系统查看文件借用情况，可以按时催促谢小米归还涉密载体；严小保可以通过系统查看整个单位的涉密载体留存情况，有针对性地进行保密检查等等。
三是建立保密管理系统使用奖惩机制。将保密管理系统的使用纳入保密管理制度要求，作为保密管理的一部分，而不仅仅是一种辅助手段。对系统使用情况进行考核评价，督促激励全单位熟练使用管理系统推进保密工作开展。
